Találkoztatok már a következő szituációval? Megérkezik az ügyfél. Előkerül a formanyomtatvány, felvezeti az adminisztrátor a papírra az ügyféladatokat. Ezután következnek a gépjármű adatai, majd a hiba leírása és javítási tételek, alkatrészek. A munkalap átkerül a szerelő kollégákhoz, akik további tételeket adnak hozzá a dokumentumhoz. Végül – amint kész a szervizelés – a munkalapon szereplő adatokat átpötyögi a munkafelvevő a számlázó rendszerbe és ekkor lehet lezárni a folyamatot… Van egy jó hírünk: lehet ezt gyorsabban és egyszerűbben is csinálni, autószerviz munkalap program használatával.
Nézzük, hogyan működik a dolog! Egy villámgyors regisztrációt követően már be is tudtok lépni autószervizetek profiljába. Következik egy kis testreszabás a telephelyadatok megadásával, a számlázó összekötéssel és a naptárnézetek kiválsztásával. Egy-két perc és már nyithatjátok is az első szerviz munkalapot.
Foglalás, autószerviz munkalap nyitása és kezelése
A program főoldala autószervizetek digitális naptára. Új foglalás rögzítéséhez válasszatok egy szabad időpontot a naptárban és adjátok meg a szervizelendő jármű rendszámát, az ügyfél nevét és telefonszámát, majd mentéstek el a bejegyzést. Ezzel tervezett státuszba került a foglalásotok.
Az autószerviz munkalap nyitása két módon történhet. Ha már rögzítettetek az előbb leírtak alapján előjegyzést egy kattintással munkalappá tudjátok alakítani, plusz adatok megadása nélkül. Amennyiben nem volt előzetesen foglalás a programban – pl. egy beeső munkáról van szó – a rendszám, név, telefonszám megadása után direktbe is létrehozható a munkalap.
A szerviz munkalapok űrlapjain a következő adatokkal találkoztok:
✔️ Munkalap adatai
Olyan alapadatok megadására van lehetőségetek, mint a munka dátuma, vagy melyik kollégátok és melyik szerelőálláson végzi majd a javítást. A hiba leírása szövegdobozban a probléma rögzítése után tudtok egy előzetes árajánlatot is adni ügyfeleiteknek.
✔️ Gépjármű adatai
Egy munkalap rögzítéshez elegendő a rendszám mezőt kitöltenetek. Kezdjétek el gépelni a rendszámot és ha már járt korábban nálatok az autó, egyszerűen válasszátok ki a legördülő listából. Amennyiben nem találjátok a listában, új autóként tudjátok rögzíteni.
✔️ Ügyfél adatai
A rendszámhoz hasonlóan itt is találkoztok kötelezően kitöltendő mezőkkel, mint a név és a telefonszám. A már rögzített ügyfelek kiválasztása szintén a lenyíló listából lehetséges.
✔️ Munkalap tételek
Ebben a szekcióban tudjátok a javítási tételeket hozzáadni a munkalaphoz. Amennyiben rögzítettetek előzetesen alkatrészeket és szolgáltatásokat a programban, ezeket cikkszám, azonosító, vagy megnevezés alapján ki tudjátok írni munkatétleként. Természetesen teljesen manuális bevitelre is van lehetőségetek.
✔️ Rendelkezések
Állítsátok be a kapcsolók segítségével, vállaltok-e garanciát az elvégzett javításokra, illetve ügyfeleitek igényt tartanak-e a lecserélt alkatrészekre. A nyomtatott autoszerviz munkalapon ezek a rendelkezések megjelennek a kapcsolók állásának megfelelően.
✔️ Képek
Képeket több módon is tölthettek fel az autoszerviz munkalapokhoz. Amennyiben asztali gépen dolgoztok, be tudjátok tallózni a kívánt fényképet. Mobileszköz esetében lehetőségetek van a kamerával készített fotót egyből a munkalaphoz rendelni.
Az autószerviz munkalap státuszok áttekintése
A munkalapok státuszai az űrlapot megnyitva, egy kattintással módosíthatóak. A mentett munkalapok akár az aktuális státuszuk alapján is kereshetőek, szűrhetőek. Összeszedtük nektek a státuszokat és néhány jellemző tulajdonságukat, íme:
Tervezett – ezek a foglalási naptárban szereplő előjegyzések. Minden rögzített előjegyzés automatikusan tervezett státuszba kerül.
Nyitott – már mentett autószerviz munkalap a rendszerben, rendelkezik munkalapszámmal, de még nem történt rajta munkavégzés.
Folyamatban – a szerelők megkezdték a szervizelést az autón.
Szüneteltetve – ideiglenesen szüneteltetett munkavégzés.
Befejezett – lezárt, már nem módosítható munkalapok, az adataik küldhetőek az összekapcsolt online számlázó rendszernek.
Számlázott – a Billingo, vagy Számlázz.hu programokkal számlázott autószerviz munkalapok.
Sztornózott – ezekről a munkalapokról az alkatrészek visszakerülnek a raktárkészletbe, az adataik nem számítanak bele a kimutatásokba.
Nyomtatási lehetőségek ?️
A szerviz munkalapon rögzített adatokat több különböző nyomtatható dokumentumon meg tudjátok jeleníteni. És ugyebár elég mindent csak egyszer rögzíteni.
Árajánlat / Munkalap
Megjelenik rajta az ügyfél és a kocsija adatai, kiválóan alkalmas a hiba leírásának rögzítésére és előzetes árajánlat készítésre. A tételes javítási költséget soronként fel lehet rá vezetni és a szerelő kollégának is lehet belőle adni egy példányt a munkavégzéshez.
Állapotfelmérő lap
Elsősorban a szerelő kollégák használhatják a jármű általános állapotfelméréshez. Az alkatrészek állapotát zöld, sárga, piros mezőkben lehet jelölni, aminek az eredményét a munkafelvétel továbbít az ügyfél részére. Az állapotfelmérő lapról ebben a blogbejegyzésben olvashatsz bővebben.
Jótállási jegy
A 20 000 forintot meghaladó javító – karbantartó szolgáltatások esetében a vállalkozást jótállási kötelezettség terheli, amelyről jótállási jegyet kell a szolgáltatást nyújtónak kiállítania. Ennek a dokumentumnak a nyomtatását teszi gyorsabbá és egyszerűbbé az autószerviz program. A dokumentum a következőket tartalmazza: vállalkozás adatai, ügyfél adatai, gépjármű adatai, munkalap száma, vonatkozó kormányrendelet szövegezése.
Kérdésed, észrevételed van a programmal kapcsolatban? Írd meg nekünk a hello@wexel.hu címre.
Ha még nincs Wexel fiókod, akkor itt tudsz regisztrálni a szolgáltatásunkra!